Bei der Vergabe der Prüfungen an externe Dienstleister (Auftragnehmer) ist zu beachten, dass die angebotenen Prüfumfänge vergleichbar sind. 

Zur Erstellung eines angemessenen Angebots benötigt der Dienstleister Informationen über die besonderen betrieblichen Bedingungen, z.B. notwendige Ortskenntnisse, betriebsbedingte Gefährdungen, zusätzliche Anfahrtswege, erhöhter Prüfaufwand. 

Insbesondere bei der Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel kann die Bildung von Gerätegruppen eine Hilfestellung bei der Kalkulation und dem Vergleich mehrerer Angebote sein. Beispiele von Gerätegruppen mit vergleichbarem Prüfaufwand:

• Verlängerungsleitungen, Leitungsroller, Mehrfachsteckdosen 
• Elektrische Handwerkzeuge 
• Handleuchten, Baustellenleuchten 
• Besondere Betriebsmittel wie Schweißstromquellen, Ersatzstromerzeuger, Hochdruckreiniger etc. 

Das Angebot sollte die Aufwendungen für An- und Abreise, Prüfungen, das Beistellen von Prüfplaketten und Barcodes, die Erstellung von Protokollen und Berichten, Datenverwaltung sowie sonstige Kosten ausweisen. Um Angebote einzelner Dienstleister vergleichen zu können, sollte der Stundensatz der Prüfperson abgefragt werden. Dies ermöglicht Rückschlüsse auf die Stückzahl der durchgeführten Prüfungen pro Stunde und somit auch auf die zu erwartende Qualität der Prüfungen (Plausibilitätskontrolle).

Nachfolgende Punkte können Bestandteile eines Vertrages sein: 

1. Grundlage für die wiederkehrenden Prüfungen Betriebsmittel sind §5 DGUV Vorschrift 3 und 4 sowie §14 der Betriebssicherheitsverordnung. 

2. Die Durchführung der Prüfung ist unter Einhaltung der nach Gefährdungsbeurteilung festgelegten Prüffristen terminlich in das Betriebsgeschehen einzuplanen und mit dem Benutzer abzustimmen.

3. Die Prüfungen sind durch eine Prüfperson, die den „Anforderungen an Prüfpersonen“ entspricht, durchzuführen. Die Befähigung der jeweiligen Prüfperson(en) ist vom Auftragnehmer vor der Auftragsvergabe dem Auftraggeber zu bestätigen. 

4. Die Prüfungen führt der Auftragnehmer eigenverantwortlich durch. Bei der Prüfung sind die relevanten elektrotechnischen Bestimmungen zu beachten. 

5. Die Betriebsmittel sind zusätzlich bezüglich der Eignung für die jeweiligen Einsatzbereiche zu überprüfen. 

6. Alle zur Gefährdungsbeurteilung benötigten Prüfergebnisse sind zu erfassen und dem Auftraggeber zukommen zu lassen. 

7. Bestandslisten der zu prüfenden Betriebsmittel sind auf den aktuellen Stand zu bringen. Diese können zur Dokumentation der Prüfung verwendet werden. 

8. Die Kennzeichnung der bestandenen Prüfung, z.B. Prüfplakette, muss gut erkennbar und dauerhaft an dem Prüfgegenstand angebracht werden. Folgende Angaben soll die Kennzeichnung mindestens ausweisen: 

• Prüfdatum 
• Nächster Prüftermin 
• Prüfgrundlage (z.B. VDE 0701-702 oder VDE 0105-100) 

9. Abgelaufene Kennzeichnungen vorheriger gleichartiger Prüfungen sind zu entfernen. 

10. Betriebsmittel, welche die Prüfung nicht bestanden haben, sind deutlich als unsicher zu kennzeichnen und der weiteren Verwendung zu entziehen. Der Auftraggeber oder die Führungskraft, in deren Verantwortungsbereich geprüft wird, muss die dazu notwendigen organisatorischen Festlegungen treffen.