Das Festlegen der Prüffristen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung liegt in der Verantwortung des Unternehmers. 

Die Gefährdungsbeurteilung muss fachkundig durchgeführt werden. Verfügt der Unternehmer nicht über die notwendigen Erfahrungen und Kenntnisse, so wird eine fachkundige Beratung bzw. Unterstützung, z.B. durch die Prüfperson, erforderlich. 

Elektrische Anlagen und Betriebsmittel unterliegen bei der Verwendung schädigenden Einflüssen, wie z.B. nicht bestimmungsgemäßer Gebrauch, Schmutz-/Staubeinwirkungen, Feuchtigkeit/Nässe, Korrosion, Öle, Fette, Säuren, Laugen, rauer Betrieb, mechanische Beanspruchungen, elektrische, chemische und thermische Einflüsse. Einige der vorgenannten Einflüsse können auch bei Nichtgebrauch, z.B. aufgrund von vorübergehender Stilllegung oder Lagerung, negative Auswirkungen auf elektrische Anlagen und Betriebsmittel haben. 

Prüffristen sind unter Berücksichtigung der konkreten betrieblichen Situation beim Betrieb der Anlagen und Betriebsmittel zu ermitteln und in der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung festzulegen. Dieses setzt umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse voraus. Dabei sind unter anderem die nachfolgenden Kriterien heranzuziehen: 

• Hersteller- und Errichterhinweise 
• betriebliche Erfahrungen 
• Einsatzbedingungen 
• Verwendungsdauer und -häufigkeit 
• mechanische, chemische und thermische Beanspruchungen 
• Witterungs- und Umwelteinflüsse 
• Verschleiß und Schädigung der elektrischen Anlagen und Betriebsmittel 
• Ausfallverhalten der elektrischen Anlagen und Betriebsmittel 
• Unfallgeschehen mit vergleichbaren elektrischer Anlagen und Betriebsmitteln 
• Häufigkeit und Qualität der Wartung 
• Qualifikation und Erfahrung der Benutzer

Als Entscheidungshilfe für die Festlegung von Prüffristen können die Empfehlungen aus den Durchführungsanweisungen zu §5 der DGUV Vorschrift 3 und 4 herangezogen werden. 

Diese Werte sind Richtwerte für normale Betriebs- und Umgebungsbedingungen und haben einen orientierenden Charakter. Eine ungeprüfte Übernahme der vorgeschlagenen Prüffristen ohne Berücksichtigung der eigenen betrieblichen Situation kann bei zu langen Prüffristen dazu führen, dass gefährliche Mängel nicht rechtzeitig festgestellt werden. 

Weitere Empfehlungen können aus VDE-Bestimmungen entnommen werden, z.B. für Räume und Anlagen besonderer Art, wie medizinisch genutzte Bereiche.

Prüffristen sind keine Wunschfristen! Die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel, mit denen gerechnet werden muss, rechtzeitig festgestellt werden. (§ 5, Abs. 1, 2. DGUV Vorschrift 3 und 4

Diese Forderung kann dazu führen, dass die tatsächlichen Prüfristen gegenüber den Richtwerten der Tabellen je nach betrieblicher Situation deutlich verkürzt werden müssen oder aber auch verlängert werden können.

Häufig werden offensichtlich defekte Betriebsmittel, z.B. bei Gehäusebruch oder beschädigter Anschlussleitung, direkt entsorgt oder der Reparatur zugeführt. Hierdurch können jedoch die Gründe, die zur Aussonderung führten, später nicht mehr in der Auswertung (Fehlerquote) berücksichtigt werden. Betriebsmittel, welche die Sichtprüfung nicht bestanden haben, müssen deshalb bei der Ermittlung der Fehlerquote berücksichtigt werden. Entsprechendes gilt auch für elektrische Anlagen.

Die Prüffristen sind im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung festzulegen. Die Dokumentation kann von der Gefährdungsbeurteilung getrennt in mitgeltenden Dokumenten erfolgen, z.B. Prüflisten. Abweichungen von Richtwerten der Durchführungsanweisungen zum §5 der DGUV Vorschrift 3 und 4 sind zu begründen. Für die Einhaltung und Plausibilität der Prüffristen ist der Unternehmer verantwortlich.